Informace o zpracování osobních údajů pro koncové zákazníky a ostatní spotřebitele

Společnost Vaillant Group Czech s.r.o., se sídlem Plzeňská 188, 252 19 Chrášťany, IČ: 452 41 881 (dále jen „Společnost“), jakožto správce osobních údajů si tímto v souladu s nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) č. 2016/679 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů (dále jen „Nařízení“) dovoluje informovat své zákazníky a potenciální zákazníky (dále jen „Subjekty údajů“) o zpracování jejich osobních údajů.

Ochrana soukromí zákazníků a jejich osobních údajů patří mezi priority Společnosti. Tyto údaje považujeme za důvěrné a zachováváme o nich mlčenlivost. Klademe důraz na bezpečnost při jejich zpracování, na vhodný výběr smluvních partnerů, kteří mají k osobním údajům zákazníků přístup a striktní dodržování všech pravidel, kterými jsme vázáni.

Společnost tímto informuje Subjekty údajů, že zpracovává jejich osobní údaje na základě následujících právních titulů a pro následující účely:

a) Poskytování služeb

Právní titul: Plnění smluvní povinnosti

Subjekt údajů: zákazník

Účel: realizace poskytnutí zboží či služeb na základě smlouvy uzavřené mezi Společností a zákazníkem

Doba uložení

i) po dobu trvání smlouvy uzavřené mezi Společností a zákazníkem

ii) v nezbytně nutném rozsahu po jejím skončení po dobu trvání promlčecí doby jakéhokoli nároku ze strany Společnosti a/nebo ze strany Subjektu údajů a po dobu archivační doby stanovené zákonem

b) Nákup prodloužené záruky v rámci webové aplikace

Právní titul: Plnění smluvní povinnosti

Subjekt údajů: zákazník

Účel: realizace prodloužení záruky objednávky na základě smlouvy

Doba uložení

i) po dobu trvání smlouvy

ii) v nezbytně nutném rozsahu po jejím skončení po dobu trvání promlčecí doby jakéhokoli nároku ze strany Společnosti a/nebo ze strany Subjektu údajů a po dobu archivační doby stanovené zákonem

c) Údaje z poptávkového formuláře

Právní titul: Plnění smluvní povinnosti v případě, že je Subjekt údajů zákazníkem; v ostatních případech – oprávněný zájem

Subjekt údajů: zákazník, jiná osoba, která zaslala poptávku/dotaz

Účel: komunikace v reakci na poptávku/dotaz

Doba uložení:

i) po dobu realizace komunikace v reakci na poptávku/dotaz

ii) v nezbytně nutném rozsahu po jejím skončení po dobu trvání promlčecí doby jakéhokoli nároku ze strany Společnosti a/nebo ze strany Subjektu údajů a po dobu archivační doby stanovené zákonem

d) Evidenční (záruční) list

Právní titul: Plnění smluvní povinnosti

Subjekt údajů: zákazník

Účel: uplatnění záruky na dodaný výrobek

Doba uložení:

i) po dobu trvání záruční doby

ii) v nezbytně nutném rozsahu po jejím skončení po dobu trvání promlčecí doby jakéhokoli nároku ze strany Společnosti a/nebo ze strany Subjektu údajů a po dobu archivační doby stanovené zákonem

e) Telefonické kontaktování zákazníka ohledně provedené záruční opravy

Právní titul: Plnění smluvní povinnosti

Subjekt údajů: zákazník

Účel: uzavření řádně provedené záruční opravy, případně dotazování na další nezbytné úkony k provedení opravy

Doba uložení:

i) po dobu trvání záruční doby

ii) v nezbytně nutném rozsahu po jejím skončení po dobu trvání promlčecí doby jakéhokoli nároku ze strany Společnosti a/nebo ze strany Subjektu údajů a po dobu archivační doby stanovené zákonem

f) Zasílání nabídek obchodu zboží a služeb zákazníkům

Právní titul: Oprávněný zájem

Subjekt údajů: zákazník

Účel: zasílání obchodních sdělení

Doba uložení: po dobu trvání smluvního vztahu, případně do doby uplatnění námitky proti zpracování osobních údajů za účelem zasílání obchodních sdělení

g) Zasílání nabídek obchodu zboží a služeb potenciálním zákazníkům

Právní titul: Souhlas se zpracováním osobních údajů, byl-li Subjektem udělen

Subjekt údajů: potenciální zákazník

Účel: zasílání obchodních sdělení

Doba uložení: 3 roky, případně do doby odvolání souhlasu ze strany potenciálního zákazníka

h) Monitorování kamerovým systémem

Právní základ: ochrana práv a oprávněných zájmů Správce

Subjekt údajů: zákazník

Účel: monitorování kamerovým systémem se záznamem areálu Společnosti

Doba uložení: záznam z kamerového systému bude uchováván po dobu 14 dnů

i) Soutěž

Právní základ: oprávněný zájem správce, plnění smlouvy

Subjekt údajů: soutěžící

Účel: realizace účasti soutěžícího v soutěži

Doba uložení: po dobu trvání soutěže a následného vyhodnocení a následně po dobu veškerých aplikovatelných promlčecích lhůt souvisejících se soutěží a případnou výhrou

k) Plnění povinností v souvislosti s přijetím a šetřením oznámení (tzv. whistleblowing)

Právní titul: splnění zákonných povinností dle zákona č. 171/2023 Sb., o ochraně oznamovatelů

Subjekt údajů: oznamovatel; osoba, jíž se oznámení týká; osoba, která je v oznámení uvedena

Účel: splnění zákonných povinností dle zákona č. 171/2023 Sb., o ochraně oznamovatelů

Doba uložení: 5 let od přijetí oznámení

Osobní údaje související s podaným oznámením bude zpracovávat pouze příslušná osoba Společnosti.

Poskytnutí osobních údajů pod písmenem a) až e) je nezbytné pro plnění smlouvy nebo pro provedení opatření přijatých před uzavřením smlouvy na vaši žádost. Subjekt údajů poskytuje osobní údaje uvedené pod písmenem a) až c) povinně.

Poskytnutí osobních údajů pod písmenem f), h) a i) je nezbytné pro účely oprávněných zájmů Správce. Subjekt údajů poskytuje osobní údaje uvedené pod písmenem f), h) a i) povinně.

Osobní údaje zpracovávané pod písmenem g) jsou údaje dobrovolné, a jsou tudíž ze strany Subjektu údajů poskytnuty dobrovolně.

Osobní údaje zpracovávané pod písmenem k) jsou údaje vyžadované zákonem č. 171/2023 Sb., o ochraně oznamovatelů. Oznamovatel má povinnost osobní údaje vyžadované zákonem č. 171/2023 Sb., o ochraně oznamovatelů poskytnout. Neučiní-li tak, Společnost se takovým oznámením nezabývá.

Udělený souhlas lze kdykoliv odvolat s účinky do budoucna písemným (v listinné či elektronické formě) vyjádřením zaslaným na adresu naší Společnosti. Za neudělení souhlasu nebo jeho následné odvolání nemůže být Subjekt údajů Společností žádným způsobem sankcionován. Udělení nebo neudělení nebo pozdější odvolání jakéhokoli souhlasu se zpracováním osobních údajů nemá vliv na realizaci smluvního vztahu mezi Společností jako poskytovatelem služeb a Subjektem údajů. Subjekt údajů může již udělený souhlas odvolat písemným vyjádřením doručeným na adresu Společnosti.

Osobní údaje Subjektu údajů budou zpracovávány automatizovaně i prostřednictvím zaměstnanců Společnosti. Společnost však neprovádí žádné individuální automatizované rozhodování včetně profilování.

Osobní údaje, které bude Společnost zpracovávat, budou pocházet z následujících zdrojů:

a) údaje Společnosti poskytl sám Subjekt údajů;

b) údaje Společnost získala od partnera, se kterým uzavřela smlouvu, či od jeho kontaktní osoby;

c) údaje pocházejí ze svým účelem kompatibilních veřejných zdrojů, seznamů a evidencí, jako jsou např. obchodní rejstřík a živnostenský rejstřík;

d) údaje pochází od osoby podávající oznámení dle zákona č. 171/2023 Sb., o ochraně oznamovatelů.

Osobní údaje mohou být v nezbytně nutném rozsahu předány/zpřístupněny ke zpracování následujícím příjemcům:

i. montážní společnosti spolupracující se Společností;

ii. servisní společnosti spolupracující se Společností;

iii. projektanti spolupracující se Společností;

iv. Vaillant GmbH jakožto mateřská společnost Společnosti;

v. daňové subjekty a s nimi související, přepravní společnosti, externí archív

vi. jiní smluvní partneři Společnosti, které Společnost potřebuje pro své běžné fungování, např. poskytovatelé IT technologií

vii. jiné subjekty v případech, kdy Společnosti poskytnutí osobních údajů ukládají právní předpisy, nebo pokud je to nutné pro ochranu oprávněných zájmů Společnosti, např. soudům.

Osobní údaje Subjektů údajů Společnost nezamýšlí předávat do třetích zemí mimo EU či mezinárodním organizacím.

Společnost informuje Subjekt údajů, že za podmínek stanovených v Nařízení Subjekt údajů vůči Společnosti:

• Právo na přístup
  Subjekt údajů může Společnost požádat o přístup k osobním údajům, které o něm zpracovává. Společnost poskytne i kopii zpracovávaných osobních údajů.
• Právo na opravu
  Subjekt údajů může Společnost požádat o opravu nepřesných nebo nekompletních osobních údajů, které o něm zpracovává
• Právo na výmaz
  Subjekt údajů může Společnost požádat, aby vymazal jeho osobní údaje, pokud dojde k některé z následujících situací:

• • a. osobní údaje již nejsou potřebné pro účely, pro které byly shromážděny nebo jinak zpracovány;
  • b. Subjekt údajů odvolal souhlas, na jehož základě byly jeho osobní údaje zpracovány, a neexistuje žádný další právní důvod pro jejich zpracování;
  • c. Subjekt údajů vznesl námitku proti tomu být předmětem rozhodování založeného na automatizovaném zpracování jeho osobních údajů a neexistují žádné převažující oprávněné důvody pro jejich takovéto zpracování nebo vznesl námitky proti zpracování jeho osobních údajů pro účely přímého marketingu;
  • d. osobní údaje Subjektu údajů byly zpracovány protiprávně;
  • e. osobní údaje Subjektu údajů musí být vymazány ke splnění právní povinnosti stanovené v právu Unie nebo členského státu, které se na správce vztahuje;
  • f. osobní údaje Subjektu údajů byly shromážděny v souvislosti s nabídkou služeb informační společnosti

• Právo na omezení zpracování
  Subjekt údajů může Společnost požádat, aby omezil zpracování jeho osobních údajů, pokud dojde k některé z následujících situací:
• • a. Subjekt údajů popřel přesnost osobních údajů, a to na dobu potřebnou k tomu, aby Společnost mohla přesnost osobních údajů ověřit;
  • b. zpracování osobních údajů Subjektu údajů je protiprávní, ale Subjekt údajů odmítá výmaz těchto údajů a místo toho žádá o omezení jejich použití;
  • c. Společnost již osobní údaje nepotřebuje pro účely zpracování, ale Subjekt údajů je požaduje pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků;
  • d. Subjekt údajů vznesl námitku proti zpracování svých osobních údajů podle čl. 21 odst. 1 Nařízení, dokud nebude ověřeno, zda oprávněné důvody Společnosti převažují nad oprávněnými důvody Subjektu údajů
• Právo na přenositelnost údajů – v případech předpokládaných nařízením GPDR má Subjekt údajů právo získat osobní údaje, které se ho týkají, a které jste poskytl Společnosti, ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu s tím, že tímto právem nesmí být nepříznivě dotčena práva a svobody jiných osob
• Právo na odvolání souhlasu – pokud je zpracování osobních údajů Subjektu údajů založeno na souhlasu, má Subjekt údajů práv svůj souhlas se zpracováním osobních údajů pro účel, pro který souhlas dal, kdykoliv odvolat
• Právo vznést námitku – Subjekt údajů může kdykoliv vznést námitku proti zpracování svých osobních údajů u Společnosti pro účely přímého marketingu prováděného na základě oprávněného zájmu Společnosti
• Právo podat stížnost – Subjekt údajů má právo podat stížnost u dozorového orgánu, kterým je Úřad na ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, www.uoou.cz

Za účelem uplatnění svých práv může Subjekt údajů kontaktovat Společnost písemně na adrese jejího sídla nebo na e-mailové adrese vaillant@vaillant.cz.

Tímto byl Subjekt údajů poučen o svých právech a jejich ochraně podle čl. 13 – 22 Nařízení